出口貿易管理系統

作業情境完善 資料輸入簡化 文件產出完整

出口貿易系統的產品沿革


三十年前在還沒有網路的時代,當時的貿易公司是台灣經濟成長及邁向國際的主要推手,也是譜迅第一代貿易系統的誕生,開發在UNIX迷你電腦的環境,提供多人同時作業,當時的系統製作目的,主要是能記錄交易及快速做出貿易各階段的文件。當時的系統取代了打字機及計算機。
經過了三十年後,貿易的作業程序幾乎沒有改變,而是對產品的開發及客戶各項服務的精進,以成為得以信賴的供應商,是為努力的目標。

新一代的系統提供完整流程 作業兼具管理及帳務整合


從商品管理、廠商詢價、客戶詢價及報價、訂單至整個貿易作業流程到出貨,應收、應付帳款的沖帳。環環相扣、單單相連。
管理客戶信用額度,預收及應收款項、以及客戶索賠作業。訂單的歷程完整記錄,以及庫存管理。

讓文件處理更貼近貿易行為及情境

透過系統的輔助讓作業更為順暢

一套軟體系統能夠完整處理並產出各階段貿易文件,而不需要另外借用其他的工具(如Office軟體),這樣才能夠真正的完整紀錄每一個訂單的交易過程。 譜迅公司設計的「出口貿易資訊管理系統」就是幫助公司能夠達到上述的目的,同時能夠管理交易行為依照公司的規定而井然有序。

基本資料 及 圖片管理

設定交易的國別地區、幣別匯率、人員權限、商品類別、銷售單位、交易條件、付款方式、交貨出貨地點、運輸方式、貨櫃規格、運輸承攬公司、運費等資料, 提供後續作業使用,除了節省作業時間,也避免資料輸入錯誤
將商品圖片、主管簽章圖、以及客戶嘜頭圖以電子檔管理儲存,提供文件製作時使用

客戶管理系統

維護客戶基本資料、交易條款、信用額度、嘜頭、客戶產品價格
查詢客戶詢價、交易訂單、相關出貨...

產品管理系統

產品包裝方式、客戶貨號、客戶價格(交易條款)、產品組合、廠商貨號、採購成本、 產品目錄製作(可含產品圖及價格)

報價管理系統

預設FOB及CIF方式提供報價資料,並選擇是否列印包裝說明、材積、重量(Kg /Lbs)、標準裝箱
將客戶詢報價轉為廠商詢報價,並可將報價單轉為客戶訂單。 Quotation example>>

訂單管理系統

可將客戶產品轉入訂單工作底稿編輯後轉入訂單維護作業,並查詢訂單的變更紀錄。
並輸入訂單的各項費用,及計算訂單用料,訂單成本預估,由系統根據訂單各商品及商品的組合產生各廠商的採購工作底稿。
查詢未採購的訂單商品,並以客戶別、預定出貨日、出貨地及交貨地,查詢已採購尚未出貨的資料,以瞭解同批出貨的產品明細、整批總淨重、總毛重及總材積。
超過信用額度時的接單作業,需透過系統的授權處理後,方能生效。 Proforma Invoice example>>

採購管理 與 庫存

管理商品的最小採購量(MOQ)、可管理依採購單管理商品庫存、採購商品行為對象可對庫存商品。
設定買賣動線及動線毛利。採購作業可須核准後生效。作業同時可處理訂金作業。 Purchase Order example>>

出貨發票作業及費用

由採購單或訂單轉入出貨工作底稿確認後轉至Invoice作業,同時維護裝箱明細及貨櫃明細,也提供混箱包裝。 出貨後轉應付廠商貨款、其他費用,以及客戶應收貨款、其他應收款,並維護出口相關費用。並可列印請款單。
透過出貨動線的安排,自動產生Invoice。
Invoice example>> Packing List>>

索賠管理

依客戶訂單、採購單、Invoice紀錄索賠商品、金額及索賠原因,並記錄已經理賠的項目,並做結案處理

應收帳款及收款

對每張Invoice所發生的銷貨收入、其他收入、代付代收的帳款詳細記錄及收款後沖銷。

應付帳款及付款

出貨後轉應付帳款及其他應付款、及付款後沖銷。

依幣別設定轉換英文大寫時的角分名稱

如: 美元及歐元使用CENT (分), 法幣使用CENTIMES(生丁), 奧地利幣使用GROSCHEN(格羅申)…等

總公司與工廠的利潤分配

當企業設定工廠自產自銷, 可設定各種利潤分配的比率, 系統會於出貨時依各工廠設定的利潤分配比率, 將利潤依分給廠商, 於銷售分析時列入採購之成本

信用額度控管

客戶之信用額度, 控管不可超額接單,需待主管同意該訂單可接時, 執行該訂單之超額授權, 才可超額接單

出貨文件方便製作

(1)船務可將廠商採購單轉成INVOICE, 系統依各產品的包裝設定, 自動產生PACKING LIST
(2)提供混箱包裝功能, 可將不同產品混合包裝
(3)完成包裝後, 將各產品的包裝 上櫃及上板, 列印棧板別的PACKING LIST及CONTAINER BREAK-DOWN
(4)提供INVOICE合併功能, 可將多張INVOICE合併為一張INVOICE
(5)提供以INVOICE產生再生INVOICE, 可置換客戶,接單公司,產品數量及金額
(6)列印 PACKING LIST提供置換客戶及接單公司功能

訂單協議價

訂單的各商品可另外設定協議價, 提供列印訂單及Invoice時選擇

索賠管理

(1)當客人有索賠要求時, 可輸索賠單(賠貨或賠款), 待公司核准後, 賠貨之索賠單可再下賠貨訂單
(2)賠款及賠貨產生之成本, 於銷售分析時當作該次出貨之成本

交易動線

當企業設立境外公司, 需製作境外過水文件, 可設定動線資料, 內容為過水公司的順序 及 各過水公司的產品價(如:依 訂單價*0.91 或 成本價*1.1或 協議價*0.8 …等)
依交易動線產生產生各階段交易文件,出貨前可再依實際狀況修改不同的動線(過水公司的順序及產品價), 也可依INVOICE產生之各關過水文件, 再產生對應的採購單

運費預估及管理

訂單價包含運費時, 系統會計算整張訂單的預估運費, 方使業務估算訂單成本
除了可以設定運輸方式(如:海運20尺櫃、海運尺櫃、散裝、空運…等)之基本運費外,還可設定付加費用。如 DDC、GRI、BAF、PSS、YAS等共七種。